No nosso último artigo falamos como a pandemia do coronavírus (COVID-19) alterou a dinâmica de trabalho no mundo. O home office passou de uma opção, para se tornar uma necessidade de muitos trabalhadores. O trabalho em casa foi adotado por diversas empresas nacionais, como medida para frear o avanço da doença e preservar o seu quadro de colaboradores. Lembrando sempre que nem toda empresa consegue atuar com suas demandas dessa maneira, como quem trabalha no setor da saúde, por exemplo. Porém, além de seguir as dicas para criar um ambiente de trabalho residencial cada vez mais produtivo, o empreendedor precisa entender como trabalhar essa dinâmica de gestão de pessoas a distância.
Para aumentar as chances de sucesso nessa relação aposte no tripé: comunicação, alinhamento de entregas e medição de resultados. Essas são seis maneiras para otimizar o gerenciamento de equipes remotas.
1 – Home office não é férias.
Sua equipe precisa entender que será cobrada no trabalho remoto da mesma forma que se ele fosse feito presencialmente. Horário de chegada e saída, tempo de almoço, seriedade na comunicação, roupas adequadas para um local de trabalho, são só alguns requisitos preestabelecidos em qualquer dinâmica corporativa convencional.
Para isso ser alinhado e conferido, recomendamos que no início do dia você faça um check-in na sua equipe. Isso é essencial para determinar a agenda, dar e receber feedbacks, estipular entregas e prioridades e, por último, mas não menos importante, demonstrar presença e fortalecer sua liderança. Ele pode ser feito por e-mail, telefone, mensagem em aplicativos, mas sugerimos que você dê preferência para a videoconferência, quando preciso e possível. Caso não consiga marcar no ínicio do dia, não tem problema, todavia lembramos que esse diálogo precisa ser diário.
2 – Comunicação constante
É necessário evitar que seu colaborador se sinta isolado. As pessoas acostumadas com a rotina de trabalho podem apresentar um sentimento de solidão ao ficar distante do ambiente do escritório. Além de diariamente fazer um primeiro contato para estabelecer os principais focos, também troque com eles como você faria numa rotina normal. Compartilhar ideias e insights e marcar reuniões com cada setor é fundamental para sanar essa sensação.
Existem diversos serviços que disponibilizam maneiras fáceis e grátis de fazer videoconferências, seja para esse contato com os colabores, ou para reuniões de equipe e com clientes, por exemplo: Zoom, Google Hangouts, Skype, Whereby, entre outros.
3 – Tecnologia é um aliado
Que os aplicativos de mensagem facilitam a comunicação de curto prazo, isso não há dúvida. Mas, crie regras dentro dos grupos empresariais.É comum para os usuários enxergarem os grupos desses apps como algo que não deva ter uma linguagem mais formal, nem respeitar as regras do mundo corporativo. Em português claro: cuidado para os grupos da empresa não virarem uma anarquia. Se é trabalho, precisa ser visto como tal por todos os participantes.
Além disso, uma boa dica é utilizar outras soluções para ajudar a monitorar e gerenciar sua equipe. Serviços como: Trello, Slack, Monday, e, até mesmo, Excel no Drive, te auxíliam na monitoração em tempo real do status dos trabalhos e a entrega do seu time.
4 – Ajuste expectativas
Respeitar sempre os processos internos da sua organização e a entrega média padrão da sua força de trabalho trazem expectativas realistas para eles. Nem preciso dizer que isso se aplica também ao gestor. Para aumentar as chances de resultado positivo diga claramente quais tarefas eles precisam entregar, o resultado que você espera e as motivações por trás de cada uma delas. Assim, eles entenderão e saberão qual será a sua cobrança e fica mais fácil de atender seus pedidos. Defina um escopo detalhado de cada projeto, a entrega almejada e o prazo da tarefa.
5 – Ajuste de recursos
Caso sua equipe não possua os instrumentos, ou acesso à tecnologia necessários para desempenhar suas funções, cabe ao empreendedor o papel de suprir essa demanda. Lembre-se que, além da internet, alguns profissionais precisam de acesso a softwares específicos para exercer suas funções. Pensar que todos eles tenham acesso facilitado a esses recursos ajuda a diminuir entraves e atrasos nas entregas. As ferramentas para o trabalho remoto são de responsabilidade do empregador.
6 – Flexível, mas não muito.
Entenda: nem todo funcionário consegue se adaptar da melhor maneira ao trabalho home office, por diversos motivos, como: falta de peças para operar, falta de local para trabalhar sem distrações, entre outros. Mesmo assim, isso não é, nem pode ser motivo para a não realização de algum trabalho. Infelizmente existem pessoas que se acomodam. É comum, por exemplo, alguém ficar sem acesso à internet e não correr atrás de solucionar o problema com a operadora, e – muito menos – avisar aos gestores o que está acontecendo. Esse modelo de trabalho precisa focar sempre num diálogo sincero entre as partes. Chame atenção de quem cair de rendimento e parabenize quem conseguir manter um trabalho de alto nível.
O empresário precisa entender que ao trabalhar em casa deve cobrar menos pelas horas trabalhadas e mais pelas entregas. Um trabalho bem feito em 1 hora é melhor que um malfeito que demorou o dia todo. Mesmo assim o escritório em casa precisa ser visto com seriedade, tendo suas regras respeitadas. Ajuste sua expectativa e não deixe de cobrar o seu time para uma entrega de excelência e alinhar o melhor entendimento na busca por uma aplicação que funcione para ambas as partes.
Esses são alguns passos para uma gestão de equipe remota que ajudam a diminuir a baixa produtividade e melhorar os resultados.
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