Muitos empreendedores acreditam que investir em uma ótima estrutura, tecnologia de ponta e número de Colaboradores é a certeza do sucesso empresarial. Mas não é bem assim, é preciso integrar todos os aspectos operacionais aos recursos disponíveis, por meio de uma boa gestão de processos, a fim de otimizar o trabalho.
Mas o que é a gestão de processos?
A gestão de processos é um conjunto de práticas que visam o aprimoramento e a reavaliação de estratégias para melhorar todos os processos dentro do negócio. Na prática, os processos são rotinas de trabalho desempenhadas pelas Empresas com algum objetivo central.
Ou seja, diversas atividades em conjunto, desenvolvidas por um único departamento ou coletivamente, podem compor processos imprescindíveis para a manutenção do negócio. No caso de uma loja, embalar uma mercadoria, gerenciar o estoque são alguns exemplos.
Desde atividades simples do dia a dia até ações mais estratégicas, ligadas à parte administrativa ou financeira do negócio, precisam ser acompanhadas de uma forma mais profissional e transparente.
Só assim será possível avaliar o desempenho da sua Empresa com base em dados e informações concretas, além de poder realizar ajustes para alcançar melhores resultados.
Mesmo tendo uma Empresa pequena, é preciso investir em gestão de processos?
Quando se trata de um pequeno negócio, uma boa gestão é ainda mais importante, afinal, são os negócios desse porte que correm o risco de fecharem rapidamente as suas portas. Segundo o Sebrae, a taxa de mortalidade das microempresas, após cinco anos, é de 21,6% e as de pequeno porte é de 17%.
A partir de uma organização de fluxo de trabalho, que contemple o seu processo produtivo, as micro e pequenas Empresas têm a chance de estar melhor preparadas para dar conta das demandas e atender de forma eficaz os seus Clientes e, por consequência, crescer produtivamente.
Para te auxiliar, montamos um passo a passo que vai ajudar você a desenhar um fluxo de trabalho otimizado. Seguindo essas dicas, com o tempo e com a prática, você vai entender melhor o que pode ser adaptado ou transformado. Confira:
A primeira parte é dividir o processo em várias etapas, identificando os seus responsáveis. Uma boa dica é entrevistar os envolvidos e coletar dados de cada um, entendendo como cada profissional se encaixa nessa jornada.
Dessa forma, você consegue ter uma visão macro da rotina operacional e encontrar oportunidades de melhoria. No caso de uma Pequena Empresa ou um microempreendedor individual, é possível rever todas as tarefas e priorizá-las, identificando aquilo que mais agrega valor.
Antes de montar um novo modelo de processos, não esqueça de corrigir detalhes, como prazos e especificidades de cada tarefa. Isso é imprescindível para aumentar a compreensão de entregas a longo prazo.
Uma ótima dica é representar todo o processo em um layout bem visual, como um quadro (existem muitas plataformas que oferecem esse recurso como o Kanban) que possibilite o entendimento claro do fluxo proposto.
Você não precisa executar todos os novos fluxos ao mesmo tempo. Você pode começar com um pequeno grupo primeiro, para depois expandir o modelo para todos os profissionais ou áreas diferentes.
No caso de uma pequena Empresa, por exemplo, é possível começar com a área de gestão financeira como um novo fluxo de informações, organização de documentos e controle de faturamento.
Quando todos os novos fluxos estiverem rodando 100%, é preciso monitorar. E nessa etapa, a utilização de métricas é essencial, pois permite uma compreensão mais estratégica da operação. Analise a performance esperada e procure possíveis entraves.
Todas as métricas reunidas são utilizadas nessa etapa. Ao analisá-las, observe as alterações que precisam ser feitas para tornar o fluxo ainda mais eficiente. Essa comparação de métricas alcançadas com as estipuladas é uma boa estratégia para se chegar a um mínimo viável.
Eleve a sua gestão!
Diante de todos os pontos relacionados à gestão de processos, não resta dúvidas de que as Pequenas Empresas necessitam investir nesse conceito, buscando soluções para reforçar as suas atividades diárias.
Em nosso blog, você encontra diversos artigos que podem te ajudar nessa nova gestão mais profissional, simples e eficiente.
Confira: Como ter mais produtividade no seu negócio
