Algumas coisas vieram para ficar nessa quarentena. As videoconferências já eram tendência antes do isolamento, mas agora viraram uma necessidade de muitas pessoas para além do ambiente corporativo. Falar com a família e amigos, se comunicar com seus pares no trabalho, aulas das mais diversas, e, até, as entrevistas jornalísticas e de emprego aderiram ao formato. Porém, essa agilidade na transformação do novo método de reuniões pegou muita gente de surpresa. Essa tecnologia está cada vez mais presente no nosso cotidiano, ainda mais com a popularização forçada do home office. Não é difícil ver na internet vídeos que viralizaram de pessoas que acabaram cometendo algum deslize por falta de conhecimento desse bate-papo moderno, ou por descuido.
Pensando nisso, criamos um manual de boas práticas para videoconferência. Dicas fáceis para você otimizar suas videochamadas.
Plataformas:
Você consegue fazer uma videoconferência em diversas plataformas diferentes. As mais famosas delas são: Hang Outs, Google Duo, Zoom, Skype e Microsoft. Além disso, existem ferramentas e aplicativos (Android e IOS) grátis e pagos que realizam esse serviço, ou serviços similares como chamada de voz. Existe uma solução para cada empresa, mas é necessário se perguntar: essa é uma plataforma perfeita para mim e meus colaboradores? A resposta depende apenas de você e das necessidades da sua equipe.
Intimidade é tudo:
Depois de escolher uma das muitas plataformas ou aplicativos para fazer seu encontro digital está na hora de você testá-lo. Nem todos são muito intuitivos, então verifique a tecnologia que será usada antes da hora marcada, justamente para saber se tudo funcionará devidamente no horário certo. Teste sempre seu áudio e vídeo, sua câmera, seu microfone e seu fone.
Cuidados prévios:
Lembrando sempre que a pessoa que for o “anfitrião” da reunião deverá começá-la com pelo menos cinco minutos de antecedência para configurar todos os elementos necessários. Cabe a ele também a função de convidar os participantes. Convide apenas pessoas essenciais para aquele assunto. Evite excessos, eles podem minar a produtividade e piorar a conexão de quem realmente importa. Falando nela, teste sempre seu wi-fi ou 4G antes de começar. Caso identifique que a internet está lenta, faça a reunião sem o vídeo, apenas por som (isso ajuda a diminuir o tráfego de dados on-line). Lembre-se de que ao fazer isso, ficará amostra a sua imagem do perfil, por isso, use uma roupa compatível ao mundo dos negócios.
Apresentando:
Ajude quem não está familiarizado com esse tipo de solução e faça uma apresentação da plataforma para facilitar o entendimento para seus colaboradores.
Na reunião:
Cabe ao anfitrião a função de apresentar as pessoas da reunião, caso elas não se conheçam, é claro. Isso ajuda na criação de uma dinâmica mais acolhedora e intimista.
Vale lembrar que mesmo estando em casa, reunião de trabalho é trabalho. É importante se comportar e vestir-se adequadamente ao ambiente corporativo. Caso precise ir ao banheiro, peça licença para se ausentar temporariamente. Em hipótese alguma leve a reunião com você numa ida ao banheiro.
Outro ponto de atenção é o olhar. Sabemos como é difícil tirar os olhos do nosso próprio vídeo, ou do vídeo de outra pessoa, entretanto, sempre que possível fale olhando diretamente para a câmera, pois isso ajuda no seu foco, de quem estiver participando e mostra comprometimento. Se você estiver no computador controle o impulso de abrir outra aba pra fazer algo que não seja relativo à reunião. Esqueça seu celular por alguns minutos! Se ele tocar e a mensagem não for algo essencial, desligue-o.
Foco total:
Evite distrações para você e para os outros. Você tem cachorro que fica latindo, ou passarinho que fica cantando? Deixe eles num cômodo da casa e vá para outro. Caso não seja possível, desative seu microfone sempre que você não estiver falando. Isso também vale para familiares e crianças.
Não interrompa a fala dos outros. Aguarde o seu momento para se comunicar. Você pode acabar afetando negativamente uma resolução caso não deixe alguém completar seu raciocínio. Anote ponto a ponto o que você gostaria de falar para não se perder e fale quando o interlocutor terminar seu pensamento.
Apresentações:
É comum fazer reuniões de apresentação que envolvam compartilhamento da tela de um dos participantes. A maioria das plataformas permite que você espelhe uma janela, ou toda a tela do seu PC, ou celular. Arrume sua máquina para isso. Evite uma área de trabalho bagunçada e documentos pessoais que não agreguem ao que você gostaria de mostrar, como a foto de fundo. Mesmo que a reunião seja só para apresentar alguma coisa, apareça no vídeo tanto no início do papo quanto no final. Se precisar gravar a reunião avise para os participantes antes dela começar.
Qualidade é tudo:
Seja pelo celular ou no computador, você precisa pensar em entregar a melhor qualidade possível de voz e vídeo. Para isso, é necessário respeitar três equipamentos básicos: microfone, câmera e fone. No caso do celular e em muitos laptops esses três equipamentos são embutidos, já no PC você precisa conectá-los (provavelmente por USB) na máquina. Antes da reunião certifique-se que eles estão conectados adequadamente.
Evite que o som que você escuta “vaze” para os seus interlocutores, porque isso gerará eco e ruídos desnecessários. Ou seja, não faz sentido você colocar o áudio da reunião saindo numa caixa de som no último volume, porque quem estiver falando vai se ouvir falando. Um simples fone ajuda a solucionar esse problema. Ressaltando que muitos fones já vêm com microfone, é o famoso dois em um.
Certifique-se que as câmeras estão limpas e estáveis. Se for fazer a videoconferência por celular, tente fixá-lo em algum lugar. Caso não tenha tripé, uma pilha de livros pode ajudar a solucionar essa demanda. Ainda sobre a captação de vídeo, pense que a função da câmera é captar luz. Por isso, esteja num lugar bem iluminado, de preferência com uma luz frontal. Por exemplo, se você estiver utilizando a luz de uma janela coloque a câmera entre você e a janela, evite colocar a janela ao fundo.
Pronto! Isso é tudo o que você precisa saber para fazer uma chamada de vídeo em grupo. Compartilhe essas informações com a sua equipe. E não se esqueça de sorrir.
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