Quem trabalha com eventos sabe que atender ou não a expectativa dos participantes é a diferença entre sucesso e fracasso. Os frequentadores vão com um sonho na cabeça e, se algo sair dos planos, ele rapidamente pode se transformar num pesadelo. Por isso, os produtores precisam ficar de olho em partes importantes da produção, como: planejamento, segurança, divulgação , comunicação pré e pós evento. Vale destacar que esse segmento não conhece crise, e anualmente o setor movimenta cerca de R$50 bilhões, segundo o IBGE. Dados da Associação Brasileira de Empresas e Eventos apontam um crescimento de 14% anual.
Mas afinal, o que é evento?
Pelo dicionário é um acontecimento geralmente observável ou fenômeno organizado por especialistas com objetivos institucionais, comunitários ou promocionais. Mas vamos ao vocabulário popular: evento é qualquer celebração com mais uma pessoa. Entre seus muitos sinônimos estão: jantar a dois, churrasco com os amigos, festa com a família, casamento, show, palestra, campeonato de futebol, festival, conferência, entre muitas outras variações. Porém, o produtor da menor das celebrações e dos maiores espetáculos possuem os mesmos pontos de atenção e foco total.
Escolhendo o local:
Começando do início, você precisa conhecer o local que sediará sua solenidade. Medir o ambiente, ver a quantidade de banheiros, tomadas e mobiliário disponível é importante, mas o fundamental é saber as nuances legais e proibitivas do lugar escolhido. Alvarás de funcionamento, alvarás variados (para comida, bebida, apresentações artísticas, etc), proibições, horários de funcionamento, capacidade da casa, contratos de exclusividades (por exemplo, alguns lugares só liberam a venda de bebida da marca “X” porque tem contrato com eles, se existe estrutura em caso de chuva, se aceita ou não venda de ingressos, gerador no local, entre outros. Não se engane, ignorar esses itens pode causar a inviabilidade do seu trabalho.
Planejamento:
Com o lugar em ordem chegou a hora de planejar seu evento. Normalmente os fatores que encabeçam essa logística são a quantidade de pessoas e o estilo da celebração. A ideia é simples, pense em um fator como a contratação de um segurança, num evento de família não existe necessidade, mas em um show, onde o público não se conhece, já é necessário pensar no risco. A quantidade de participantes também é essencial para elaboração do espaço, decoração, quantidade de banheiros, bares, bebidas, comidas e tudo mais.
Dizem os produtores que o Murphy (da lei) é um convidado que sempre aparece e vem acompanhado de sua lei mais famosa: “Tudo o que puder dar errado dará”. Por isso, sempre que for fechar com algum serviço ou produto conte com fornecedores confiáveis e calejados a esse tipo de situação. Só confie em novatos se eles tiverem alguma experiência anterior no setor, ou tenham forte recomendação. Importante é sempre combinar para que todas as coisas essenciais de estrutura (gerador, tomadas, cadeiras, mesas, decoração não perecível, equipamento de luz e som, armação de palco, comunicação visual, etc) estejam prontas 12 horas antes do início dos festejos. E, se possível, condicione o pagamento para o final do serviço.
Segurança:
Sim, no item anterior pontuamos sobre o assunto, mas ele é tão importante para o sucesso nesse segmento que merece um destaque à parte. Quando falamos de segurança em eventos, não falamos apenas da equipe de segurança aquela que evita furtos, penetras e brigas. Falamos da integridade física dos participantes em si. Uma opção é contar sempre com uma equipe de assistência médica para fornecer os primeiros socorros para quem necessite.
Além disso, outra solução é contar com o Seguro Vida Eventos CAPEMISA que foi desenvolvido para garantir a tranquilidade em todos os momentos. É possível adquirir o Seguro a partir de duas vidas e ele abraça vários tipos de comemorações, da pescaria aos maiores festivais.
É aquela velha máxima: analisar sempre o custo x benefício, e olha que o custo do Seguro nem é alto para o benefício que ele representa. E é sempre bom lembrar que no Brasil é comum o entendimento jurídico que os organizadores de eventos são diretamente responsáveis pela integridade física do público. Pense nisso.
Comunicação pré evento:
Tudo depende do tipo do evento, mas a maioria deles precisa de uma comunicação forte e certeira para impactar as pessoas corretamente. Seja com um belo convite, com um evento nas redes sociais, ou com um planejamento robusto de divulgação, conseguir se conectar com os futuros participantes é importante. Todos os grandes eventos que acontecem no Brasil têm uma comunicação parruda, por isso, que na maioria deles os ingressos esgotam rápido.
Nessa pré-comunicaç produzindoos), quem estede fica a entrada, ivos,sos acabam rpntecem no pacom um evento nas redes sociais, ou com um planejamentão os produtores precisam informar o público de algumas coisas essenciais, são elas:
Onde: o local do evento, pontos de referência, mapa, sugestão de transporte, diferenciais do local, onde fica a entrada, regras específicas (como traje, se houver), telefone de contato;
Quem: quem são as pessoas que vão atrair outras pessoas (aqui podem ser DJs, bandas, palestrantes, noivos, entre outros), quem está produzindo, quem é parceiro do evento;
Quando: autoexplicativo, porém vale ressaltar que alguns eventos abrem as vendas com antecedências e muitos deles vendem lotes de ingressos por data, ideal que essa informação seja passada de forma clara;
O que: falar dos diferenciais do evento além das atrações, como participar de alguma coisa específica (exemplo, entrada franca com a doação de 1kg de alimento não perecível);
Ou seja, nessa etapa, toda comunicação deve ser pensada para sanar possíveis dúvidas e atrair seu público-alvo.
Comunicação:
Esse é o espaço reservado para a hora que as coisas estiverem acontecendo. Para entender a importância da comunicação basta pensar nos grandes festivais. Só olhando em volta você consegue saber: onde ficam os palcos, os banheiros, o lugar que vende produtos/serviços as especificações e os preços, o horário das atrações, área de fumantes, centro médico, achados e perdidos, isso sem contar a comunicação visual que caracteriza o evento (logo, identidade visual, elementos graficamente bonitos, espaços instagramáveis, entre outros).
Essa é a certeza que as pessoas não vão se perder dentro do seu espaço e que todo o conteúdo que elas gerem lá dentro (fotos, vídeos, story e posts) vão levar sua identidade para outras pessoas. A lógica é simples, deixar uma identidade visual de fácil entendimento que seus participantes propaguem e fortaleçam na memória de quem foi e não foi.
Comunicação pós evento:
Ao contrário do jogo, o evento não termina quando ele acaba. Ele costuma viver perpetuamente na mente dos participantes. Para facilitar essa sinapse o ideal é apostar em conteúdo audiovisual (fotos, vídeos, posts, e-mails mkt, e lembranças como copo personalizado e roupas). É como seu um casamento: a festa pode ter sido épica, mas normalmente quando a gente olha para uma foto (você nem precisa estar nela) voltam as lembranças de como foi, como você estava se sentindo no dia, o que te fez se emocionar, qual música estava tocando lá e por aí vai. Ou seja, pensar em algo que pode ser guardado pelos participantes, é garantir que a memória do seu evento seja estendida.
Se você seguir todas essas dicas, temos certeza que todo mundo vai pedir bis!
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